幹事必見 幹事がやるべき14のこと

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上記の2つの続編記事です。幹事を上手にこなすための14の必須テクニックをまとめました。この記事が全国の苦労人の幹事さんの参考になれば幸いです。

※これもあると便利だよ!とか、これするといいよ!等々のアドバイスがありましたらコメント欄でお願いします。

幹事を完璧にこなすための14のテクニック

前回の記事の後半のネガティブイメージでかなり恐怖心を煽りましたが(笑)、実はそう悲観することもないのです。

前回の記事で述べたような問題の多くは想定さえしていれば回避できます幹事とはあらゆる事態を想定して常に先手を打って行動するものなのです。

というわけで、幹事を完璧にこなすための14のテクニックをご紹介します。多い。笑 イベントの時系列順に説明していきますね。

誠実さを大事にする

前回の記事のラストでも触れましたが、とにかく誠実な行動を心がけましょう。自分の利益を考えたり、少しだからとちょろまかしたりすると後で手痛いしっぺ返しをくらいます。

一切の不正や不平等無くしっかり物事を処理しましょう。どうしても自分だけで判断できないときは信頼できる人に相談しましょう。

寛大な心を持つ

決して怒ってはいけません。八つ当たりもしてはいけません。空気を悪くするだけです。何も良いことはありません。

もちろん引き締めるべきところはきっちり引き締めなければなりませんが、怒らなくてもできるはずです。落ち着いていきましょう。Be coolです。

周りを味方につける

何か問題があったときは周りの友人の前でこれ見よがしに困ったアピールしましょう。笑

「佐藤さんと柴田先輩が返信遅くて予約確定がまだできないんです。。。ちら」

みたいな感じです。笑 できれば”問題の当事者より強い人”の前でアピールです。

そうすることで自分の代わりに注意してもらえたりします。自分が嫌われることなく、物事をスムーズに運べますね。笑 それから周囲の人を巻き込むことで当事者意識を持ってもらい協力してもらいやすくなります。

ここで大事なことは、悪口になってはいけないということです。

「鈴木連絡遅すぎなんだけど。あいつのせいで店決まらないし、あいつほんと使えねー。だから、仕事できないんだよ。」

なんて言ってはダメです。悪口は絶対に自分の身に返ってきますし、周囲の同情を買うことができません。笑 悪口だめですよ。

悪口を言う人はこんなにも損をしている
悪口を言うということ 悪口ってストレスが溜まるとついつい言ってしまいがちですよね。理不尽な目に...

嘘つきになる

誠実さを大事にすると矛盾してそうですが、セーフです(´Д` )笑

イベントを滞りなく進めるためには嘘もハッタリも必要です。なので、誠実に嘘をつくんです。笑 自分が得をするためではなく、みんなのことを思って、会を滞り無く進めるため仕方なく付く嘘なのでセーフです( *`ω´)

時間にルーズな友達には集合より少し早めの嘘の集合時間を教えましょう。もし時間通りに来たらどうするか。

「個人的に相談があるのでカフェにでも行きましょう。」

「ゆっくり話してみたかったんです。」

なんて言っておけば大丈夫です。笑

あなたは幹事なのでどうせ早めに現地入りしなければいけないので相手だけを待たせることもなく何も問題はありません。

メンバーを見てから参加を決める人には

「おまえ来ないともりあがんねーよ。頼むよ。」

「あなたが主役なんです。」

「〜さん来ないなら人集まらないから中止かな。」

とゴマをすります。このタイプにはですね、とにかくやりすぎなくらいで丁度いいんです。笑

さらに出欠確認や予約締め切り日には多少の安全マージンを設定し、みんなには2、3日早めの期日を伝えましょう。それでも期日過ぎてから連絡をしてくる輩はいるものです。

事前にあらゆるリサーチを行う

はっきり言って、リサーチこそが幹事をする上で最も大事です。幹事の仕事の半分はリサーチと言っても過言ではありません。

  • 店の選定(アクセス、価格、料理)
  • 予備の店の候補を確保
  • 2次会の場所も下調べ
  • 参加者の好み
  • 参加者のスケジュール
  • サプライズはするのか
  • 喫煙者に配慮すべきか
  • アレルギーは大丈夫か

調べることはたくさんあります。

連絡はこまめに、迅速に、的確に

とにもかくにもホウレンソウです。

  • 報告
  • 連絡
  • 相談

わからないことはすぐ経験者や上司や先輩に相談です。店の選定や時間の調整、料理の相談、全てにおいてホウレンソウを怠らないようにしましょう。出欠やキャンセルの期限も事前にしっかり連絡しておくことで、ルールをしっかり厳守させましょう。

そして店や料理、時間、メンバーが決まり次第メンバーに通達しましょう。できれば、イベントの3日前、1日前、当日にもそれぞれリマインドの連絡をしましょう。

覚えておいてください。参加するだけのメンバーの意識は非常に低いのです。意識低い系です。どうせ話なんて大して聞いてないし、メールにも目を通してないし、締め切りも守りません。笑

ですが、それが普通なのです。みんなそんなもんです。なので、こちらでしっかり管理していかなければなりません。参加者を信じてはいけません。自分を信じるんです

店の選定 ”場所”

これすごく大事です。できるだけ早めに決めたいですね。

場所が最初から大学や会社のそば、とあらかじめ決まっている場合は楽です。ですが、そうでない場合はみんなにとってアクセスが良い場所を選びましょう。

それから案内がしやすい店や、駅から近い店などが喜ばれます。

遅れてきた人を迎えに行くのも面倒なので、自分で簡単に行ける場所だと楽です。笑 事前に店の地図を一斉送信するのもお忘れなく。

それから周囲に2次会用の店があると助かります

店の選定 ”予算”

予算はあらかじめ決められていると思うので特に言うことはないです。ですが、高すぎると不満が各所から噴出します。笑 事前に周りの人と相談しましょう。前任の幹事に相場を相談するのも良いでしょう。クーポンなども駆使しましょう。 値段の変更がある場合も連絡を徹底しましょう。

お金に関してはとにかく厳しくいきましょう。全ての明細や内訳を詳細に管理するのです。

しっかり管理しないと酷いことになります。「幹事 500円 LINE」でググってみてください。有名な記事が出てきます。

要約すると、40人が参加する飲み会で

幹事「500円値上げするよー」

参加者A「なんで? 内訳は?」

参加者B「それぐらい払えばいいじゃん?」

参加者CDEF「そーだそーだ! ケチ!」

参加者A「え、俺が悪いの!?」

みたいな感じです。

これ本当に酷い話です。ただ内訳を聞いて使い道を問いただしただけのAさんがみんなから非難されてしまっています。

Aさんも言っていますが、40人から500円徴収したら20000円もの大金になります。内訳も公開せずにそんな値上げをしたら着服しようとしていると思われても仕方ありません。

そういった誤解を招かないためにもお金の動きはしっかり管理しましょう。

店の選定 ”人数”

とにかく早く確定したいですね。人数や規模で店が変わってきますし。

出欠確認や日どり決めはとにかく”目玉となる人”から始めるようにしましょう。他の人にはちょっとひどいケド。笑

人気の人や主役の予定を事前にすりあわせ、いくつか候補日をあげます。その後、残りの有象無z……げふん=3 残りの参加者に候補日から選んでもらい、最大公約数で日どりを決定しましょう。

その際「行けたら行くよ」はノーカウントでいいです。どうせ来ないです。笑

店の選定 ”料理”

そして最も大事な料理。イベントに成功しても料理がまずいと台無しです。しっかり下調べをしましょう。全く行ったことがないお店だと不安なのでできれば事前に試したおきたいですね。

それから料理について配慮すべきこともいくつかあります。

例えばですね、女性が多いのに肉料理メインで出すと大ブーイングです。笑 逆に男性陣にオサレで小皿にちんまり載っているような料理だと舌打ちされます。

参加者の男女比や年齢層にしっかり配慮したメニューであることが望ましいです。

加えてアレルギー持ちの方への配慮もしっかりしましょう。下手したら死んじゃいますからね。慎重すぎるくらいでいいんです。

予約の時に一度。当日店を訪ねて一度。注文が来た時にもう一度。計三度しっかり確認しましょう。

待ち合わせ

当日にもしっかり参加者にリマインドしましょう。その際、天気や電車の運行状況にも配慮してあげるとグッドです。会場の地図も送ってあげるとベターです。

そして、幹事は誰よりも早く現地に到着しましょう。行ったことがなければ店までの道を確認したり、電話でアレルギーのメニューについて念押しもしましょう。

参加者が迷ったり、遅れたりしているようなら迎えに行く必要があるかもしれないですね。めんどくさいけど。笑

イベント開始

  • 常にグラスや料理の空きに注意
  • アレルギーメニューか確認
  • お酒を無理に飲んでいる人がいないか
  • 無理に飲まされている人はいないか
  • 喧嘩や口論は起きてないか
  • サプライズのタイミングは大丈夫か

休まる暇はないですね。笑 でも、もうちょっとです。

会計

お疲れ様でした。さぁ会計です。これで長かった幹事の仕事から解放されます。ですが、しっかり気を引き締めてなければいけないところでもあります。

ここでの注意点はですね、”公平さを重視する”ということです。

例えば、女性は男性に比べ少食な方が多いです。お酒を飲めなくて注文しなかった方もいます。遅れてきて食事をしなかった人もいるかもしれないです。

なので、そういった面にも配慮したいですね。

それからですね、たいてい上司の方や先輩が多めに出してくれると思います。ありがたいですね。でも、強制してはいけません。上司や先輩にも生活はあるんです。家族もいるんです。なので、強制も、払うように仕向ける空気も醸し出してはいけません。

でも、それでも多めに出してもらった時はしっかり感謝を伝えましょう。そして参加者にも多めに払ってくれた上司や先輩に対して感謝をするよう仕向けましょう。せっかく多めに払ったのに、当然みたいな顔されたらなんだかやるせないですしね。そこらへんの感謝はしっかりと伝えましょう

人に施した恩は忘れてしまいましょう。なんの役にも立ちません。でもですね、人から受けた恩は決して忘れてはいけません。思うだけでなくしっかり言葉にしましょう。

あ、肝心なの忘れてた。

ごく稀に集団に紛れてお金払わない人いるんです。笑 シレッと「さっき渡した」なんて言うんです。なので、しっかりと誰からもらったかを把握しながら会計管理をしましょう

以上ですかね。会計は端数切り上げで、みんなから受け取ってお釣りは後日にでも返しましょう。一言二言話すきっかけにもなりますし。まぁ小銭だったら幹事がいただいてしまっても問題ないとは思いますが。暗黙の了解です。笑

気になるようなら次回の飲み会の際の支払いにあてましょう。

お疲れです

体調悪そうな方や、酔っているかたがいたらタクシーを呼んであげましょう。いやー、大変でしたね。お疲れさまです。全然ゆっくりできませんでしたね。でも、ここまでいろいろしたんです、きっとみなさん楽しんでくれたはずです。

最後にみんな無事に着いたか確認したいですね。「今日はみんなありがとう」メールでも送りながら安否確認をしましょう。笑

それから入った店のレビューをつけるのも忘れずに。地図やみんながアップした写真と一緒にevernoteかなんかに保存しておけばそのうちきっと役に立ちます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。長くなってしまいました。笑 何回も推敲して読んでたら頭おかしくなりそうになってきました。もしおかしいところや間違いありましたらコメント欄にて連絡ください。

少し不足している部分もあるのでそのうちまた加筆するかもしれません。

みなさんが幹事に挑戦して、成功して、友達いっぱいできることを祈ってますね。

追記・持ってると便利なモノ

幹事として持っていくと便利なモノを書いておきますね。幹事7つ道具です。

拭くモノ

店にいけば必ずあるとは思いますが、なにがあるか分からないのでティッシュはボックスで持っていきたいモノです。それからアルコール除菌のウェットティッシュ、タオルもあると便利です。

……本当に何があるかわからないので。笑

エチケット袋

いるんですよ…吐くまで飲むアホが……。そんな時のためにエチケット袋あると便利です。

携帯の充電器

幹事としては連絡が取れないなんてことがあてはならないのです。必ず充電器は持っていきましょ。

温めるモノ

ひざかけ、ストール、カイロ。なんでもいいと思います。お酒を飲んで温まる人もいれば、冷え性だったり、出入り口に近かったり、冷房がきつかったりで寒さを感じる方もいます。

そんな時のために何かあるといいですね。

最寄駅の時刻表・タクシーの連絡先

いざという時のために事前に調べておきましょう。

酔いに効くもの

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カメラorカメラマン

できればカメラマンを持っていきたいです。笑

みんながみんな好きなタイミングで写真を撮ったりされると無秩序でとても騒がしい上に、進行が滞ります。笑

なので、写真を撮るのが上手い人に全て任せて後で配るなり、シェアするなりするのが一番だと思います。

……まぁ結局個人個人で撮るんですけどね。笑

以上です( *`ω´)

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